26 Noviembre, 2020

¿Cómo llevar las cuentas de una pequeña empresa?

Una empresa al alcanzar cierto tamaño comienza a incorporar empleados para encargarse de cuestiones tan diversas como la gestión de las cuentas o de los trabajadores. A pesar de esto, cuando apenas estás emprendiendo o eres dueño de una pequeña empresa que no cuenta con la capacidad de contratar a un contador, te encargas de este tema por ti mismo. Si estás en esa situación y necesitas ayuda, a continuación te mostramos una serie de instrumentos con los que mejorarás la gestión financiera de tu empresa.

Un programa de contabilidad bueno

Llevar por ti mismo las cuentas de la empresa involucra manejar bien los números y no todo el mundo tiene esa destreza. Por suerte, hay un gran catálogo de programas de contabilidad que te podrán permitir gestionar las cuentas de la empresa sin mucho trabajo.

Nos referimos tanto de programas que debemos instalar en nuestros equipos como también de programas de almacenamiento en la nube, esto nos permitirá ingresar a las cuentas de nuestra empresa desde cualquier lugar o dispositivo. Si no cuentas con el tiempo, lo recomendable es contratar a una empresa especializada en brindarlos servicios de contabilidad para pymes algunos programas de contabilidad son muy caros para algunas empresas que recién estan iniciando

Cómo encargarse las cuentas de la empresa

Una alternativa que podrías tener a los programas de contabilidad es el uso de Excel, con esta herramienta también podrás llevar los números de tu empresa de forma muy eficaz. Asimismo, Excel cuenta las plantillas, las cuales son documentos que vienen diseñados previamente para que solo tengas que colocar los datos. Por ejemplo, la plantilla de factura completa para empresa nos permitirá emitir facturas, completas o rectificativas ya sea en español o en inglés y tienes la posibilidad de manejar diferentes divisas, algo más que ventajoso para las empresas que tienen actividad en el extranjero.

Lleva tus cuentas al día

Debemos registrar todas las operaciones que se realicen en el negocio día a día, de este modo cuando te pongas sacar todas las cuentas,  tendrás todo el trabajo prácticamente hecho. Para esto, Excel cuenta con herramientas como la plantilla para registrar asientos contables con la que registraremos todo lo que entra y sale de la empresa, de esta manera podemos gestionar el libro mayor y el día diario sin problemas. Solo se deben introducir los movimientos en la plantilla de Excel, y el programa se encarga de todo.

Algo similar pasa con la plantilla de conciliación bancaria, esta será  tu mejor aliada a la hora de completar este trámite que es tan importante. Además,  te permitirá detectar cualquier desfase entre tus registros contables y los extractos del banco. Por muy pequeño que sea, cualquier gasto del negocio debería estar debidamente registrado y la mejor manera de llevar este control es teniendo el registro al día. Igual pasa con las entradas. Solo gestionando y vigilando las cuentas en tiempo real podrás hacer un buen uso de los recursos. 

Vigila los bienes del negocio

Si tienes en cuenta estos consejos de control diario te será mucho más sencillo tener los bienes de tu negocio bajo control. El patrimonio de la empresa forma parte importante de su valor, y aquí podemos encontrar sus oficinas, bienes, inventario, el equipo, etc., y todos estos deben aparecer correctamente registrados. Una vez más, el inventario debe ser registrado a diario, haciendo cuando toque un inventario especial; y al cierre del ejercicio haremos el análisis contable, para lo que podemos utilizar la plantilla de análisis del balance de situación, donde estén contemplados el activo, el pasivo o el patrimonio empresarial.

Finalmente, podemos destacar que deberíamos almacenar los documentos de todas nuestras operaciones. Es la única manera de demostrar que se ha efectuado una transacción, así que siempre que sea preciso solicitaremos facturas, recibos u otro tipo de justificante que nos permita documentar una operación cuando sea útil. Así, si tienes un problema con las cuentas siempre puedes volver a las cuentas y conseguir  el justificante del movimiento.